Niezależnie od tego, jakiej wielkości firmę prowadzisz i w jakiej dziedzinie się specjalizujesz, musisz mieć świadomość obowiązków, jakie na Tobie ciążą. Jako przedsiębiorca powinieneś między innymi zadbać o archiwizowanie ważnych dokumentów, w tym różnego rodzaju pism czy umów – jest to ustalone przez polskie prawo i niezbędne, by żyć z nim w zgodzie. Aby to sobie ułatwić, warto skorzystać z usług specjalistów – sprawdźmy jak znaleźć tych najlepszych!

Dlaczego archiwizowanie dokumentów jest tak istotne?

Tak jak wspomnieliśmy na samym początku – archiwizowanie dokumentów jest istotne przede wszystkim z punktu widzenia przepisów prawnych. Jest to wymóg dotyczący zarówno tych jawnych dokumentów, takich jak dokumenty księgowe czy umowy z pracownikami, jak również tajnych – niektóre muszą być przechowywane przez krótszy okres, np. 5 lat, inne dłuższy, nawet 50 lat. Jednak to nie wszystko.

Archiwizacja dokumentów jest istotna również z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mając łatwy i szybki dostęp do różnego rodzaju pism czy akt, masz możliwość sprawnego przeprowadzania firmowych procesów i znacznego ułatwienia sobie codziennego funkcjonowania. Co więcej – jesteś przygotowany na nieprzewidziane sytuacje, takie jak kontrole urzędu skarbowego i tym samym nie musisz obawiać się jakichkolwiek kar. No i masz pewność tego, że Twoje firmowe dane nie trafią w niepowołane ręce.

Zależy Ci na skutecznym archiwizowaniu dokumentów? Znajdź odpowiednią firmę!

Przechowywanie dokumentów może być problematyczne – należy znaleźć na nie miejsce, a także czas, by je odpowiednio uporządkować. Na szczęście nie musisz zajmować się tym samodzielnie – możesz skorzystać z usług specjalistów, którzy zajmą się tym od początku do końca. Na co zwrócić uwagę, wybierając taką firmę?

  • Kwalifikacje i doświadczenie

Przede wszystkim wybrana firma zajmująca się archiwizacją dokumentów powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie świadczenia tego typu usług. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie prowadzone przez nią działania będą w pełni profesjonalne i kompleksowe, a Ty nie będziesz musiał obawiać się o swoje firmowe dane.

  • Warunki przechowywania dokumentów

Wszystkie umowy i pisma powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach, by ich stan nawet po kilkudziesięciu latach był idealny. Dowiedz się więc jak firma dba o tę kwestię i czy jest w stanie zapewnić Twoim aktom odpowiednie miejsce, a także właściwą temperaturę przechowywania. Co więcej – dowiedz się, czy dokumenty są w pełni bezpieczne i nie ma możliwości, by trafiły w niepowołane ręce.

  • Zakres usług

Wiele firm zajmujących się archiwizacją dokumentów oferuje również wiele usług dodatkowych, w tym ich cyfryzację czy niszczenie. To również bardzo ważne, bo oszczędzi Ci zachodu w przyszłości i pozwoli zająć się Twoimi sprawami w sposób kompleksowy. Sprawdź też, czy będziesz mieć łatwy dostęp do wszystkich pism i umów albo czy specjaliści zapewnią Ci opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

  • Opinie klientów

No i na koniec, chcąc zweryfikować jakość świadczonych przez firmę usług, a także jej profesjonalizm, zapoznaj się z opiniami dotychczasowych klientów. Dzięki temu dowiesz się, czy wszelkie działania prowadzone są kompleksowo i czy będziesz zadowolony ze współpracy. Opinie znajdziesz oczywiście w Internecie i pozwoli Ci to podjąć najlepszą możliwą decyzję.