Event może być dla firmy wielką szansą. Na co? Na zapoznanie się z marką, z nowymi produktami, które wchodzą na rynek, z usługami. Firma ma szanse, by wykazać się swoją kreatywnością i pomysłowością. Może przyciągnąć nowych inwestorów, klientów, kontrahentów, może znaleźć nowe rynki zbytu. Jednak jest jeden warunek – event musi zostać odpowiednio zorganizowany.

Obsługa eventów oferowana jest bardzo często. Nie powinno nas to dziwić – przedsięwzięcie to wcale nie jest łatwe. Niestety, na osoby niedoświadczone czeka wiele pułapek, które mogą zadecydować o tym, że zaplanowane świetne wydarzenie skończy się niestety fiaskiem i nie zostanie dobrze zapamiętane przez uczestników, co na pewno nie poprawi kondycji firmy. Jednak, mimo wszystko wiele firm zakłada, że jest w stanie samodzielnie takie wydarzenie zorganizować. Podpowiadamy zatem w kilku punktach, o czym należy pamiętać.

Po pierwsze, dobra organizacja. Niestety, tylko na papierze z pomysłami eventu, wydarzenie świetnie się prezentuje. W fazie planowania wszystko zawsze jest idealne. Niestety, okazuje się później, że to co miało być takie proste, jest trudne do zorganizowania, czy zamówienia. Pojawiają się nerwy, które wcale nie ułatwiają dalszej organizacji imprezy. Dobra organizacja eventu, to przede wszystkim umiejętność bardzo drobiazgowego planowania, wraz z zaplanowaniem ewentualności, z których być może trzeba będzie skorzystać. Jeżeli na Twojej liście znajduje się punkt dotyczący np. cateringu, musisz znaleźć przynajmniej kilka firm, do których będziesz mógł zadzwonić w sytuacji awaryjnej. Tak należy zrobić z każdą zaplanowaną rzeczą – plan B, a nawet C, są zawsze dobrze widziane i często ratują sytuację. Systematyczne planowanie i cierpliwość również się przydają!

Po drugie, nie wszystko zrobisz samemu. Nawet jeżeli decydujesz się na organizacje eventu, to jest oczywistym, że nie zrobisz wszystkiego na własną rękę. Skąd weźmiesz jedzenie, przekąski, napoje? Musisz zatrudnić zewnętrzną firmę cateringową. Skąd weźmiesz nagłośnienie, scenę i sprzęt? Na pewno nie zakupisz sprzętu na jedną imprezę, zatem musisz znaleźć firmę oferującą obsługę eventów w zakresie wyposażenia sprzętowego. Wystarczy, że wpiszesz do wyszukiwarki hasła takie jak: obsługa techniczna imprez, czy też nagłośnienie imprez i z pewnością znajdziesz wiele dobrych firm!  Z pewnością musisz nawiązać kontakt przynajmniej z kilkoma firmami.

Po trzecie, wybierz odpowiedni termin. Nie spiesz się z organizacją. Zazwyczaj to, co robimy zbyt szybko, nie wychodzi dobrze,  a wiąże się z większymi kosztami, bo wiele firm za krótki czas realizacji ma większe stawki. Odpowiednio wcześnie zaplanuj imprezę. Weź pod uwagę jaki to okres roku, czy nie jest to wysoki sezon wakacyjny, bo być może wiele osób odmówi Ci wtedy wzięcia udziału w imprezie, a wiele firm będzie w tym czasie zajętych – zarezerwowanych od wielu miesięcy. Dokładnie przemysł, kiedy Twój produkt wchodzi na rynek, kiedy chciałbyś go zareklamować. Znajdź odpowiedni czas.

Po czwarte, odpowiednio wcześnie wyślij zaproszenia. Wszystkich gości eventu należy zaprosić z odpowiednim wyprzedzeniem. Muszą mieć oni czas na przygotowanie i zaplanowanie dnia. Jeżeli jest to impreza płatna, tzn. konieczne są bilety wstępu na wydarzenie, musisz liczyć się z tym, że niektórzy będą musieli ten wydatek przemyśleć przez kilka dni, a nawet tygodni.

Po piąte, reklama wydarzenia. Wydarzenie powinno zostać odpowiednio zareklamowane. To, jaki sposób wybierzesz, zależy od ciebie, Twoich klientów, specyfiki produktu, rynku, badań, które zlecasz. Może strona internetowa? Być może jakiś portal regionalny lub gazeta napiszą o organizowanym wydarzeniu? Wykorzystaj również wszelkie darmowe sposoby dotarcia do klienta, np. portale społecznościowe.

Po szóste, znajdź patronów wydarzenia. Być może władze miasta, prezydent zechcą objąć patronat nad wydarzeniem? Spróbuj! Wysłanie wiadomości z opisem wydarzenia nie będzie Cię nic kosztowało, a być może zdobędziesz solidnego patrona, dzięki czemu ranga eventu znacznie się zwiększy?